Bases contables y reglas generales.
Desde hace bastante tiempo la contabilidad se lleva con programas informáticos y a día de hoy sería impensable hacerlo de otro modo.
Con cualquiera de ellos solo tienes que pulsar una tecla para obtener un balance a una fecha concreta, saber lo que te debía un cliente el año pasado o ver cuál es el beneficio de la actividad a día de hoy.
Pero, lógicamente, para que un programa te muestre una información de una manera determinada antes ha habido que introducirle esa información.
¿Y cómo se hace eso? Mediante los asientos contables.
Contabilizar consiste, básicamente, en eso: en hacer asientos contables. Uno detrás de otro.
Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir los asientos que correspondan en el programa que se utilice.
¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?
Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:
- Compras y gastos.
- Ventas e ingresos.
- Adquisiciones y ventas de activos.
- Sueldos y seguridad social.
- Liquidaciones de impuestos.
- Préstamos y otras deudas.
- Concesión de subvención.
- Inversiones financieras.
- Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
- Todos los movimientos bancarios.
- Todos los movimientos de efectivo.
En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?
Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos cosas.
1. El programa contable
Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.
Hay muchos en el mercado y si bien lo básico y fundamental lo tienen todos, existen también muchas diferencias entre unos y otros.
- Programas que compras e instalas en tu ordenador.
- Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.
Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas actualizando, haces tus copias de seguridad,...
Los segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse y pronto terminarán sustituyendo a los otros.
2. Los justificantes de las operaciones
Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.
En la práctica: ¿cuál es el procedimiento habitual a la hora de elaborar la contabilidad?
El proceso para llevar la contabilidad de una empresa consiste, a grandes rasgos, en estos 4 pasos:
- Recopilar la documentación contable, tanto la que se refiere a los ingresos, gastos y demás operaciones, como la que refleja sus cobros y pagos.
- Hacer los asientos contables que correspondan por cada documento. Es lo que se llama "mecanizar" o "picar datos".
- Conciliar los bancos, que también se llama "cuadrar los bancos". Consiste en hacer coincidir exactamente los apuntes que figuran en los extractos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, de forma que el saldo concuerde en todo momento.
- Revisar las distintas cuentas y saldos para tener la seguridad de que no hay apuntes duplicados o erróneos.
Importancia de llevar la contabilidad lo más actualizada posible
Imagina que estamos a finales del mes de septiembre y quieres tener una idea aproximada de cuánto tendrás que pagar de IVA el próximo día 20 de octubre porque necesitas hacer las previsiones de pagos.
Tu programa te va a dar ese dato con sólo darle a una tecla, lo cual es fantástico.
Con la misma rapidez puedes comprobar cuánto te debe un cliente o cuanto has pagado de electricidad desde enero.
Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.
Y que, como es obvio, para que te de el resultado de finales de septiembre la contabilidad tiene que estar actualizada a esa fecha.
Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará anticuada.
¿Hay que presentarla en algún sitio?
Si, en el Registro Mercantil.
Hay dos obligaciones en este sentido:
1. Presentación de los Libros de Contabilidad.
Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:
- Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
2. Depósito de Cuentas Anuales.
Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la correspondiente asamblea de socios.
Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.
¿Qué son los Asientos Contables?
Un asiento contable es la anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos económicos de una persona o empresa, además, se realizará cada vez que una empresa contabiliza una entrada o salida relacionada con su actividad.
En nuestro sistema de contabilidad que es de partida doble, cada movimiento se apuntará en dos sitios relacionados, uno irá al debe y el otro al haber.
¿Cómo hacer asientos contables?
Según el tipo de operación, tendremos que realizar diferentes asientos, por ejemplo, supongamos la compra de unos productos propios de su actividad por un valor de 1000 euros más IVA, el asiento contable que tendríamos que hacer sería:
DEBE 19/02/2019 HABER
210 (47200) IVA soportado
1.000 (60000) Compras mercancías a (40000) proveedor 1.210
Cada asiento contable está compuesto como mínimo por dos anotaciones, donde una irá al débito y la otra al crédito, pero también, podrían verse afectadas más de dos cuentas contables, en este caso de denominan asientos compuestos o dobles.
Los elementos esenciales que debe contener un apunte contable son:
- La fecha cuando se produce el hecho.
- Las cuentas afectadas con su correspondiente débito y crédito.
- Breve descripción de las cuentas económicas.
- La suma total de los débitos tiene que se igual a la suma total de los créditos.
Tipos de contabilidad para asientos contables.
Dentro de la contabilidad, podemos encontrarnos los siguientes tipos de asientos contables:
- Asiento de apertura: se realiza en una empresa en los inicios de cada ejercicio natural
- Asientos operativos: son los que se realizan en la empresa todos los días
- Asientos de ajuste: se realizan al final de cada ciclo anual
- Asientos de regularización: se encargar de cerrar todas las cuentas de gastos e ingresos, y traspasarla a la cuenta de pérdidas y ganancias
- Asiento de cierre: se realizará cuando se dé por cerrado el ciclo contable anual, cerrará todas las cuentas contables del balance.
Los asientos contables son un tipo de operaciones que nos ayudarán a llevar un registro de los movimientos de la empresa y veremos gracias a ellos un aumento o disminución de los activos económicos de la empresa de forma rápida y sencilla.
Para llevar acabo los asientos contables también se debe conocer las otras ecuaciones contables que se verán a continuación:
¿Qué es el Debe y el Haber?
¿Qué se anota en el debe y en el haber?
El debe y haber en las cuentas de activo
Las cuentas de activo representan los bienes y derechos propiedad de la empresa, son cuentas de naturaleza deudora, eso quiere decir que aumentan su valor mediante anotaciones en el debe y disminuyen su valor mediante anotaciones en el haber.
Como son las cuentas de caja, bancos, maquinaria, mobiliario, existencias, clientes, etc.
¿CÓMO SE DA LA INFORMACIÓN EN UNA CUENTA DE ACTIVO?
- El valor inicial del elemento figura en el Debe.
- Los aumentos del elemento suponen anotaciones en el Debe.
- Las disminuciones del elemento suponen anotaciones en el Haber.
Se venden mercaderías a un cliente por importe de 2.000€, el cual no paga en el momento, es decir, lo deja a deber.
La venta de mercaderías es una cuenta de ingreso, grupo 7, y el cliente es una cuenta de activo, grupo 4, en concreto la cuenta 430.
Al realizarse una venta y no ser cobrada, tiene lugar un aumento de mis derechos frente al cliente. Se anota en el debe de la cuenta de clientes el importe de 2.000€
El debe y el haber en las cuentas de pasivo
Las cuentas de pasivos representan las obligaciones o las deudas que la empresa ha contraído con terceros, son de naturaleza acreedora, por lo que disminuyen su valor con anotaciones en el debe (se aumenta la deuda u obligación que la empresa tiene contraída) y aumenta su valor con anotaciones en el haber (disminuye la deuda u obligación contraída).
Como las cuentas de proveedores o de acreedores, las deudas con el personal, las deudas con la Administración Pública, los prestamos bancarios, etc.
¿CÓMO SE DA LA INFORMACIÓN EN UNA CUENTA DE PASIVO?
- El valor inicial del elemento figura en el Haber.
- Los aumentos del elemento suponen anotaciones en el Haber.
- Las disminuciones del elemento suponen anotaciones en el Debe.
Se compran mercaderías a un proveedor por importe de 1.500€, y no se pagan en el momento.
La compra de mercaderías es una cuenta de gasto del grupo 6 y el proveedor es una cuenta de pasivo del grupo 4, en concreto la cuenta 400.
Al realizarse una compra y no ser pagada en el momento, tiene lugar un aumento de las obligaciones con respecto al proveedor, es decir, aumenta la deuda con él, se le debe dinero. Por lo que se anota en el haber de la cuenta de proveedores el importe de 1.500€.
Cuentas de patrimonio neto
Estas cuentas representan las obligaciones o las deudas que la empresa ha contraído con el empresario, y los beneficios generados y no distribuidos por la misma. Como el capital social, las reservas legales, reservas voluntarias, remanente,etc.
¿CÓMO SE DA LA INFORMACIÓN EN UNA CUENTA DE NETO?
- El valor inicial del elemento figura en el Haber.
- Los aumentos del elemento suponen anotaciones en el Haber.
- Las disminuciones del elemento suponen anotaciones en el Debe.
¿Qué es cargar y abonar?
Realizar anotaciones en el Debe de una cuenta contable, se denomina Cargar la cuenta. También se pueden utilizar términos como adeudar o debitar.
Realizar anotaciones en el Haber de una cuenta contable, se denominan Abonar la cuenta. También se emplean términos como acreditar o descargar.
¿Qué es el saldo de una cuenta?
Las cuentas contables pueden tener tres tipos de saldo:
Saldo deudor
El saldo deudor tiene lugar cuando el debe es mayor que el haber. Debe > Haber. Siempre están en positivo.
Las cuentas de activo y los gastos se caracterizan por tener saldo deudor ya que sus valores iniciales y aumentos se representan en el Debe y las disminuciones en el Haber.
Saldo acreedor
Una cuenta tiene saldo acreedor cuando el debe es menor que el haber. Debe < Haber. Siempre están en negativo.
Las cuentas de pasivo, de patrimonio neto y los ingresos tienen saldo acreedor, ya que sus valores iniciales y aumentos se contabilizan en el Haber, mientras que las disminuciones se representan en el Debe. Por lo que el Haber es mayor que el Debe.
Saldo cero
Cuando el Debe y el Haber son iguales. Debe = Haber.
¿Qué es saldar una cuenta?
Saldar una cuenta es colocar el saldo en el lado de la cuenta que sume menos, para así, igualar el Debe y el Haber.
¿Cómo funciona la partida doble?
En toda operación contable o asiento contable se ven implicadas dos o más cuentas, esto quiere decir que todos los asientos tienen como mínimo una cuenta deudora y una cuenta acreedora, de manera que la suma de las cuentas cargadas debe ser igual a las suma de las cuentas abonadas, es decir, en un asiento contable, el debe y el haber tienen que sumar lo mismo. Esto sirve para equilibrar el balance.
Se venden mercaderías a un cliente por importe de 2.000€ más el 21% de IVA. El cliente no paga en el momento, las deja pendiente de pago.
El asiento contable es
Para ver de una forma más sencilla el comportamiento de las cuentas de activo, se representa el mayor de la cuenta de clientes.
Como se puede ver al deber dinero el cliente a la empresa aumenta el derecho que tiene la empresa sobre él.
Se compran mercaderías por importe de 1.500€ más el 21% de IVA correspondiente. No se pagan al proveedor en ese momento.
El asiento sería:
Para ver de una forma más sencilla el comportamiento de las cuentas de pasivo, representa el mayor de la cuenta de proveedores.
Como ves al deber la empresa dinero al proveedor aumenta su obligación con él.
Ingresos y gastos
En términos generales el debe representa las entradas mientras que el haber representa las salidas.
Entonces, ¿por qué los ingresos se originan y aumentan por el haber, mientras que disminuyen por el debe?
Para contestar a esta pregunta primero tienes que entender que cuando una empresa realiza una operación de ingreso, tiene lugar la salida de «algo», ya puede ser la salida de materias primas, existencias o la prestación de servicios, a cambio de la entrada de «algo» en la empresa, es decir, una empresa realiza la venta de mercaderías (sale mercaderías) a cambio de dinero.
Esto quiere decir que ingresamos por el lado del debe, ya sea dinero o una cuenta por cobrar realizándose a cambio una entrega de bienes o servicios.
Las cuentas de ingresos tienen saldo acreedor ya que las anotaciones se originan en el haber. Por lo que el debe es menor que el haber.
Lo mismo ocurre con los gastos que se originan y aumentan por el debe y se disminuyen por el haber.
Tiene lugar una entrada de materia prima o de otro activo a la empresa y por otro lado se produce la entrega de dinero o se aumenta una obligación.
Las cuentas de gastos tienen saldo deudor ya que las anotaciones se originan en el debe. Por lo que el debe es mayor que el haber.
Casos prácticos del debe y haber
1. Compramos mercaderías por importe de 80.000€ más el 21% de IVA. Abonamos la operación mediante cheque bancario.
Solución:
Al comprar se produce una entrada de mercaderías, por lo que los 80.000€ van al debe de la cuenta de compras, lo mismo ocurre con el IVA soportado.
Por otro lado hemos entregado un cheque para pagar las mercaderías, por lo que ha salido dinero de nuestro banco, esto se refleja en el haber de la cuenta de banco.
2. Compramos mercaderías por importe de 10.000€más el 21% de IVA. Esta operación la vamos a pagar el 50% por caja y el resto mediante transferencia bancaria.
Solución:
Ocurre lo mismo que en el ejercicio anterior, se ha llevado a cabo la compra de mercaderías por lo que el importe de 10.000€ va al debe de la cuenta de compras, lo mismo ocurre con el IVA soportado.
Por otro lado hemos pagado esas mercaderías la mitad en efectivo y la otra mitad mediante transferencia bancaria, por lo que se ha producido una salida de dinero que se refleja en el haber de las cuentas de caja y banco.
3. Vendemos mercaderías por importe de 500.000€ más el 21% de IVA. El cliente nos paga en efectivo la cuarta parte y el resto nos lo deja a deber.
Solución:
Al vender mercaderías se produce una salida de esta, por lo que el importe de 500.000€ va al haber de la cuenta de ventas, lo mismo ocurre con el IVA repercutido.
Por otro lado ha tenido lugar una entrada de dinero en caja, por lo que aumenta mi dinero indicándose en el debe de la cuenta. Y además al no habernos pagado toda la mercadería se produce un aumento de mis derechos respecto al cliente, esto se refleja en el debe de la cuenta.
4. Constituimos una sociedad, un socio aporta una maquinaria por valor de 25.000€, otro aporta un edificio por valor de 100.000€, otro abre una cuenta bancaria a favor de la empresa con un importe de 25.000€ y otro aporta mobiliario por valor de 10.000€
Solución:
En este caso ha tenido lugar la entrada de inmovilizado en la empresa. El inmovilizado es una cuanta de activo, por lo que se refleja su adquisición en el debe de la cuenta. El capital social en cambio es una cuenta del patrimonio neto, por lo que se comporta como una cuenta de pasivo, por lo que se indica en el haber de la cuenta.
Linkografia:
https://finanzascontabilidad.com/debe-y-haber-contabilidad/
https://www.billin.net/glosario/definicion-asiento-contable/
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